Il controllo dei contenuti per un'azienda è di fondamentale importanza e un accurato utilizzo di Softalk Mail Server vi consentirà di :
Per ogni messaggio in ingresso ed uscita, Softalk Mail Server controlla la lista delle regole per verificare se quel messaggio rispetta qualche condizione, nel qual caso Softalk Mail Server esegue l'azione corrispondente.
Evitare l’infezione da virus
Solitamente l'analisi dei virus viene effettuata "a posteriori", ovvero ogniqualvolta in cui un utente apre un messaggio infetto; la strategia opposta, quella proposta da Softalk Mail Server, permette di filtrare i messaggi sin dal loro arrivo.
Softalk Mail Server può utilizzare gli antivirus più diffuse per controllare l’esistenza di un virus in un particolare messaggio.
Tra questi :
Ridurre l’esposizione a problemi di natura legale
Ogni messaggio inviato dagli impiegati di un’azienda è di competenza dell’azienda stessa.
Così, ogni commento o considerazione fatti in questi messaggi diventano rappresentative dell’azienda e, quindi, legalmente vincolanti.
Softalk Mail Server può controllare la presenza di affermazioni offensive o simili, e può così avvisare le persone di competenza per decider se permettere o negare l’invio del messaggio.
Evitare la perdita di informazioni confidenziali
L'invio non controllato di informazioni confidenziali per l’azienda può costituire un danno notevole dal punto di vista economico e commerciale.
Softalk Mail Server può controllare la presenza di messaggi contenenti parole come “confidenziale”, “segreto”, “report finanziario”, nel caso il messaggio venga inviato da un impiegato a cui non è permesso, e avvisare le persone di competenza.
Aumentare la produttività filtrando le e-mail non legate al business.
L’utilizzo della posta elettronica per motive personali può risultare in milioni di dollari di perdita per l’azienda.
L’invio di immagini molto pesanti a colleghi o ad amici, non è solo una perdita di tempo, ma rappresenta anche un consumo notevole di banda di rete che può ridurre la produttività degli altri impiegati.
Softalk Mail Server può controllare il contenuto dei messaggi mettendo in quarantena quelli non legati al business, o addirittura posticipandone l’invio a orari predefiniti.